Boða Zoom fund í gegnum Outlook dagbók

Yfirsýn

Hér er sýnt hvernig er hægt að boða Zoom kennslustofu/fund í gegnum Outlook dagbókina.

Kosturinn er hversu þægilegt það er. Fundurinn bókast beint inn í dagbókina og einnig inn í Zoom forritið. Allir sem eru boðaðir á fundinn fá hann einnig inn í sína dagbók og Zoom forritið ef þeir eru með það og leyfa syncun á milli Outlook og Zoom.

Þessar leiðbeiningar miðast við að búið sé að setja upp Zoom plugin fyrir Outlook.

Tveir Zoom valmöguleikar í Outlook

Þegar búið er að setja upp Zoom pluginið fyrir Microsoft Outlook, birtast tveir nýir fundarboðunartakkar í valstiku Outlook dagatalsins.

Ef boða á til fundar fram tí tímann er smellt með músinni á Schedule a Meeting en ef boða á fund sem hefst strax er smellt á Start Instant Meeting.

Outlook með zoom fundarbókunar plugini uppsettu. Bætast tveir takkar við til að bóka zoom fundi

Bóka Zoom-fund með Outlook fram í tímann

Hér er farið í gegnum ferlið þegar valið er að bóka fund fram í tímann. Smellt er á Schedule a meeting

1d_Outlook_Schedule_a_meeting

Stillingar fyrir fundinn

Þá opnast gluggi þar sem er hægt að breyta stillingum fundarins sem er verið að boða.

Valið er um:

  • Hvort að Zoom eigi að búa til fundarauðkenni (e. Meeting ID) fyrir fundinn eða hvort eigi að nota persónulegt fundarauðkenni (e. Personal Meeting ID).
  • Valið hvort að nemendur sem koma inn eigi að nota lykilorð eða ekki. Ef þú vilt nota lykilorð þarftu að haka við Require meeting password.
  • Velur hvort sé kveikt eða slökkt á vefmyndavélum hjá kennara (e. host) og nemendum (e. participants)
  • Ákveður að þú ætlir að taka hljóðið í gegnum tölvuna. Hefur valið Computer Audio.

Getur valið annaðhvort Continue til að halda áfram eða Advanced Options til að fá fleiri stillingar fyrir Zoom fjarkennslustofuna.

2a_Outllok_Stilling_a_fundi

Ef smellt er á Advanced Options þá er hægt að breyta enn fleiri stillingum vegna fundarins sem er verið að bóka Zoom fyrir.

Valið er meðal annars um:

  • Leyfa nemendum að komast inn í Zoom fjarkennslustofuna þrátt fyrir að kennari sé ekki kominn.
  • Að slökkt sé á hljóðnemum allra nemenda þegar þeir mæta í kennslustofuna.
  • Að upptaka fari sjálfkrafa af stað þegar tíminn byrjar. Val um hvort upptakan vistast á tölvunni eða í Zoom skýinu.
2b_Outlook_Stilling_med_Advanced

Smellt á Continue til að halda áfram

2c_Outlook_Stilling_a_fundi_Continue

Áminningargluggi um að stilla tímann rétt á fundinum. Smellt á OK til að halda áfram

3_Outlook_ok_a_aminningu

Færð upp Zoom fund sem þarf að fínpússa og senda til fundarþátttakenda

Fundarboðunarpósturinn verður til.

Ef fundarboðunareyðublaðið í Outlook er autt og engin vefslóð í Location eða texti með fundarauðkenni og fleira í aðalglugga.

Þú heldur þessum fundarglugga opnum, ferð aftur upp í valmyndina og velur Add a Zoom Meeting

Athugaðu að það er ekki víst að þú þurfir að gera þetta, þe. virðist vera mismunandi hvort þessir tveir aukatakkar þarna komi upp. Ef ekki þá áttu að fá upp fundarboðið með Zoom fundarauðkennunum. Sjá næstu skjámynd.

Outlook með zoom fundarbókunar plugini uppsettu. Bætast tveir takkar við til að bóka zoom fundi

Núna á fundarboðunin að vera eins og sést á skjámyndinni hér fyrir neðan, þe. í Location á að vera vefslóð fundarins og í aðalglugga allar upplýsingar um fundinn og lykilorð til að komast inn á hann, ef slíkt var valið.

Til viðbótar því sem er komið í fundarboðið þarf að bæta við:

  • Setja þarf netföng þeirra sem eiga að mæta í To
  • Breyta efni fundarins í Subject
  • Laga tímasetningar,  hvenær fundurinn byrjar og hvenær hann endar.

Smella á Send

4_Outlook_baeta-vid-netfong

Fundurinn fer í pósti til þeirra sem eru boðaðir. Ef þeir samþykkja fundarboðið fer fundurinn inn í dagbókina þeirra og einnig inn í Zoom forritið undir Næstu fundir. (Það er þó háð því að viðtakandi sé með Zoom forritið uppsett hjá sér og leyfi syncun á milli Zoom og Outlook eða annars póstforrits sem viðkomandi er með).

Fundurinn vistast inn í dagbók þess sem boðar fundinn og einnig inn í Zoom forrit fundarboðanda (ef hann leyfir syncun á milli Outlook og Zoom).